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“随时随地办公”，是临沂市电子政务建设打造的初步目标。
每天一上班，市粮食局办公室的工作人员史广荣就打开内网电脑，登入市协同办公系统粮食局专网开始办公：接收市委、市政府及其他部门发来各类文件和政务信息，并按要求转发到市局领导或相关科室，随时查看当天的公文处理等情况。
在市粮食局，史广荣看到局长孙百迎签批的3份文件已经返回，她马上将文件按照签批意见从系统里下发给相关科室进行处理，并短信提醒相关人员查收文件。同一时间，孙百迎局长正在协同办公系统上修改着一份报告，修改后的公文及时传给了局办公室主任陈国庆。
“现在，局里80%以上的文件处理、公文写作、会议通知等内部工作都在协同办公系统上完成。系统能够准确记录发文、收文、批示等的时间和内容，可随时对各项工作的进展情况进行实时监控。” 孙百迎介绍说，现在该局所有科室（中心）全部实现协同办公系统办公，与市里所有联网部门、县区粮食局之间的公文处理，局发文、政务信息等都同步实现电子化办公。“协同办公系统这一新式行政手段已经深入机关干部职工心中。”
2013年1月1日，全市正式统一启用协同办公系统，而在2012年下半年，就开始全市动员，进行协同办公系统培训和模拟操作。
经过一年多的实践，协同办公系统的使用效果得到一致认可。“去年，我局全年通过协同办公时系统累计处理公文1500余件，件均处理时间由传统公文处理3?4天缩短为0.5天?1天，政令更加畅通，落实的力度也进一步加大。”陈国庆说，该局机关基本实现了无纸化办公，行政效率明显提升。
这样的办公方式、行政效率，也同样出现在了市商务局、市统计局等绝大部分的市直部门。其中，“12345”市民服务热线成为电子政务协同办公系统最明显的受益者。
在市民服务热线办公室里，热线电话一直不断，60多位话务员总是处于忙碌状态。在6140号话务员顾菁的旁边，记者看到她将来电信息在电脑上记录下来、保存提交到督办那里；今天的督办冯晓利将一个个来电进行现场确认后，根据热线内容分类转发到各个单位、部门办理；值班督办还对办结热线进行了回访。
“‘12345’市民服务热线正是依托协同办公系统设立的。这些热线电话涉及各个方面，受理、转办、回复等全部都在协同办公系统上。几乎所有的市直单位、部门都有承办案件，我们随时可以看到案件办理情况。一旦超过办理时限，我们会马上提醒，确保工作落实。”市热线办工作人员介绍说，今年1月1日以来，截至6月9日，共受理群众诉求71万件，日均接收来电4437个，日最高受理诉求为6514件。
这个一头连着党委政府，一头连着千家万户的服务热线，听民声、解民忧、纾民困、暖民心，打造了我市24小时不下班的阳光政府形象。
“适应了这种现代电子政务办公模式，会发现以往的文件、工作处理既繁琐又拖沓。协同办公系统的运用，还有‘移动办公’，极大提升了工作效率和服务水平。”市商务局局长李宗涛指出。
“移动办公”+“手写原笔迹签批”+“手写件存档”是我市依托协同办公系统创新的一种电子政务办公手段。“市直部门、单位负责人在外出差、开会时，很多文件没法批阅、签字，一耽误就是好几天。所以我们经过多方考察，和厂家共同开发了E人E本手写签批系统，作为电子政务协同办公系统外有益的补充。”“不仅能移动办公浏览文件、手写签批，还能直接存在档案局档案系统中存档；据北京E人E本公司开发者介绍，这在全国尚属首创。”市政府办公室电子政务中心工作人员介绍说。
“这个手写电脑只有笔记本大小，不但可以登录协同办公系统，还可以在电子文件上进行手写签批，跟在纸质文件上手写一样逼真，笔迹能够直接保存在文件上，非常方便。”李宗涛告诉记者，他经常出差、开会，有了这个移动办公设备，在外地一样办公，查阅、签批文件，及时布置相关工作，什么事都耽误不了。
除了经常出差的工作人员，移动办公设备也受到县区、乡镇干部的欢迎。在兰山区汪沟镇，副镇长邵泽鑫向记者展示了他的手写终端。“我们乡镇干部基本上都在外面跑，很少呆在办公室。这种电脑携带方便，可以随时查收文件、接收通知，以前一周才能处理完的文件，现在只需要一天就能办完，高效便捷。”
时至今日，我市协同办公系统运行顺畅，市委、市政府及市直绝大多数单位、部门都实现了网上办文、查询、超期预警以及移动终端办公等。系统运行至目前，已注册人数80959人，登录次数1061万次，流转文件1731万件，短信提醒940万条。
“目前，我市电子政务协同办公整体效能情况应排在青岛之后，位列全省第二名。自2013年以来，先后有德州、聊城、菏泽、东营以及江苏、内蒙、福建、青海等地8个地市前来考察，包括枣庄市，都正在准备使用我们的系统，沿用我们的建设模式”。“协同办公系统加上移动办公，在优化政府管理和服务职能的同时，更大幅提高了政府工作效率和服务水平。这种改变正是我们追求的目标。”市政府一名副秘书长说。
